«هوش تجاري» مجموعهاي از نظريهها، روشها، فرايندها، معماريها و فناوريهايي است که براي تبديل دادة خام به اطلاعات مفيد و معنادار استفاده ميشود. هوش تجاري مقادير بزرگي از اطلاعات را براي شناسايي و توسعة فرصتهاي جديد و شناسايي عارضههاي هر سازمان بهکارميگيرد.

بهرهگيري از فرصتهاي جديد و اعمال راهبردهاي اثربخش، مزيت بازار رقابتي و پايداري بلندمدت را به ارمغان ميآورد. هوشمندي تجاري به معناي فرايند افزايش سود سازمان با استفاده از اطلاعات موجود در بازار است. بهاينترتيب، هوشمندي تجاري نظامهاي مرتبط با داده اعم از انبار داده، دادهکاوي، تحليل آماري، پيشبيني و پشتيباني از تصميم را به يکديگر مرتبط ميکند.

حجم زيادي از دادهها در پايگاه دادهها انباشته و ذخيره ميشود و روند افزايش آن همچنان ادامه دارد؛ بهطوريکه دادههاي در دسترس هر پنج سال دوبرابر ميشود. تحقيقهاي انجامشده نشان ميدهد که سازمانها امروزه تنها از بخش کوچکي از دادههايشان براي تحليل استفاده ميکنند. در يک دهة گذشته، تقريباهمة سازمانها سرمايهگذاريهاي هنگفتي روي فناوري اطلاعات اعم از نرمافزار انجام دادهاند و با سرعت در حرکت و تغييرند.

اخذ اطلاعات صحيح در زمان درست، اساس و پاية تصميمگيري موفق و چهبسا بقاي سازمان است؛ اما هميشه شکاف عميقي بين اطلاعات موردنياز مديران تجاري و انبوه دادههايي وجود دارد که طي عملياتهاي روزمرة شرکتي در بخشهاي گوناگون آن جمعآوري ميشود.

بيشترين بهرهمندي بهدستآمده از هوشمنديکسبوکار، امکان دسترسي بيواسطه به دادهها از طرف تصميمگيرندگان در همة سطوح سازمان است. در اين صورت، اين افراد قادر خواهند بود با دادهها تعامل داشته باشند و آنها را تحليل و درنتيجه، کسبوکارشان را مديريت کنند، کارايي را ارتقا دهند، فرصتها را کشف کنند و کارشان را با بازدهي زياد انجام دهند.

در سادهترين حالت، هوشمندي تجاري، اطلاعاتي دربارة وضع کنوني کسبوکار به مديران ميدهد. با استفاده از هوشمندي کسبوکار، اطلاعات در زمان مناسب و با انعطاف بيشتري در اختيار مديران قرار ميگيرد. تصميمگيرندگان بايد در هر زمان و هر مکان و بدون نياز به واسطه، به اطلاعات مربوط دسترسي داشته باشند و آنها را تحليل کنند. در اين راستا، شرکت سروشان امکان جديد هوش تجاري را که در پلتفرم وب توليد شده، در سبد محصول خود قرار داده است. اين ماژول جديد امکاني را در اختيار مديران سازمانها قرار ميدهد تا همة نيازهاي خود را با استفاده از امکان داشبوردساز مديريتي طراحي کنند و به اطلاعات اصلي سازمان متصل شوند و بهصورت آنلاين و در لحظه، خروجيهاي مدنظر را بگيرند.

بسياري از سازمانها براي استفاده از دانش هوش تجاري مجبور به جمعآوري اطلاعات و استخدام مشاوران و متخصصان اين حوزه هستند که اين اجبار با تهية امکان هوش تجاري شرکت سروشان برطرف شده است و امکان طراحي، دستهبندي، چيدمان و شخصيسازي داشبوردها با امکان اعطاي دسترسي بهمنظور مشاهدة آنها به مديران مجموعهها وجود دارد.

سيستم هوش تجاري سروشان به دلايل گوناگون، متفاوت از سيستمهاي اطلاعات مديريت مانند EIS، DSS و ES و... است. نخست به اين دليل که دامنة موضوعي وسيعي را دربرميگيرد و سپس، بهخاطر تحليلهاي چندمتغيري و دادههاي تا حدي ساختاربنديشده از منابع گوناگون و ارائة چندبعدي دادهها. درضمن، فرض بر اين است که سيستمهاي هوش تجاري، تصميمگيري را در همة سطوح مديريت، بهبود خواهد بخشيد.

در سطح راهبردي، سيستمهاي هوش تجاري، امکان تنظيم دقيق اهداف و پيگيري تحقق آنها را فراهم ميکند. هوش تجاري، ارائة گزارشهاي مقايسهاي مختلف مانند نتايج حاصل از بررسيهاي تاريخي، سودمندي پيشنهادهاي خاص، اثربخشي مجاري توزيع اطلاعات همراه با شبيهسازي نتايج مربوط به توسعه و پيشبيني آينده براساس برخي پيشفرضها را ممکن ميسازد.

در سطح تاکتيکي، سيستمهاي هوش تجاري ممکن است پايهاي را براي تصميمگيري منطبق بر شاخصهاي خدمات پس از فروش، مديريت بازار، مديريت فروش، مديريت مالي، مديريت سرمايه و... بهوجودآورد. اين سيستمها اجازه ميدهد که شرکت به اقدامات آتياش خوشبين باشد و عملکرد تکنولوژيکي، مالي يا سازمانياش را در جهت تحقق اهداف راهبردي شرکت و اثربخشي بيشتر آن، اصلاح کند.

در سطح عملياتي، از سيستمهاي هوش تجاري براي انجام تحليلهاي موردي و پاسخ به پرسشهاي مرتبط با عمليات مداوم بخشها، برآوردهاي مالي بهروزشده، فروش و همکاري با فروشندگان، مشتريان و... استفاده ميشود. گام بلند شرکت سروشان در ايجاد ماژول داشبوردساز مديريتي، بخش اعظم اهداف سازماني مشتريان را براساس اطلاعات موجود محقق خواهد کرد.

چنانکه از تعاريف متعدد استنباط ميشود، هوش تجاري در قالب هر تعريفي، با استفاده از تصميمگيريهاي هوشمند و دقيق به دنبال افزايش سودآوري سازمان است و بهطور اعم ميتوان اهداف زير را براي اين رويکرد جديد مطرح کرد:

1. تعيين گرايشهاي تجاري سازمان که باعث ميشود سازمان بدون اتلاف وقت و هزينه و انرژي در ساير مسيرها، بر اهداف کلان و اساسي خود متمرکز شود.

2. تشخيص زودهنگام خطرها قبل از اينکه سازمان را به مخاطرات جدي بکشاند و شناسايي فرصتهاي کسبوکار پيش از اينکه رقبا آن را تصاحب کنند.

3. افزايش سطح رضايتمندي مشتريان که موجب استمرار کسبوکار ميشود و ازدستدادن اين اعتماد و رضايتمندي، عواقبي را براي بنگاه به همراه دارد.

4. تسهيل در تصميمگيري که جزو اهداف اساسي هوش تجاري محسوب ميشود.

5. تحليل دقيق بازار.

6. پيشبيني بازار باعث ميشود قبل از اينکه رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جديد بهوجودآمده در بازار عايد سازمان شود.

7. شناسايي مشتريان دائمي که وفادارند و ميتوان با پيگيري رفتارشان، جهتگيريهاي کلان و استراتژيک را انجام داد.

8. تقسيمبندي مشتريان و متعاقباايجاد تنوع در روش برخورد با هر گروه از مشتريان.

9. افزايش کارايي سازمان در امور داخلي و شفافسازي روية فرايندهاي کليدي.

10. استانداردسازي و ايجاد سازگاري بين ساختارهاي سازمان.

با توجه به اهداف فوق ميتوان گفت که نياز به وجود هوش تجاري در سازمان براي اولينبار در سطوح بالاي مديريتي احساس ميشود و از بالاي هرم ساختار سازماني به بخشهاي بعدي منتقل ميشود؛ ولي براي ايجاد آن بايد از پايينترين سطوح و لايهها شروع کرد.

مهمترين نياز هر مدير، داشتن اطلاعات دقيق براي تصميمگيري درست است که اين فرايند به سه بخش کلي زير تقسيم ميشود. با توجه به انواع تصميمگيري، هرکدام از بخشها اهميت متفاوتي دارد.

1. دسترسي، جمعآوري و پالايش دادهها و اطلاعات لازم

2. پردازش، تحليل و نتيجهگيري براساس دانش

3. اعمال نتيجه و نظارت بر پيامدهاي اجراي آن

در هرکدام از اين بخشها، سازمانهاي قديمي که از هوش تجاري استفاده نميکنند، مشکلاتي دارند که اغلب از عواملي نشأت ميگيرد، مانند: حجيمبودن دادهها، پيچيدگي در تحليلها، ناتواني در ردگيري نتايج فرايندها و پيامدهاي تصميمهاي گرفتهشده.

شرکت سروشان با طراحي داشبوردساز مديريت، با کمک به حل مسائل فوق، به دليل ساختاري که در سازمان بهوجودميآورد، فرصتهاي جديدي را براي رشد سازمان ايجاد ميکند و نهتنها عامل حذف مشکلات است؛ بلکه با صرفهجويي در زمان و هزينه، شرايط کاري را دگرگون ميکند. اجزا و مهارتهاي لازم براي ارتقاي هوشمنديکسبوکار براي اينکه هر سيستم با هوش تجاري بهدرستي عمل کند، با شناخت موقعيتها و اينکه چه اطلاعاتي در اختيار چه افرادي قرار گيرد، بايد روابط بين افراد و اطلاعات و روند اجراي مراحل را بهدقت بررسي کند. 

 

هوش تجاري در سازمان، همة کاربران و روابط بين آنها را درنظرميگيرد تا زنجيرة ارزش بنگاه کاملاتحت پوشش قرار گيرد و فرايندي از قلم نيفتد. براي اجراي هر فرايندبهبود در سازمان بايد مهارتهاي خاص آن مهيا شود که البته براي فرايندهاي کلان، نظير هوشمندي کسبوکار، دقت نظر خاصي لازم است.

مهارتهاي کسبوکار اعم از روال کسبوکار و ارتباط با راهبردهاي سازماني به همراه فرايندهاي دگرگونسازي، در تعيين خطمشي سازماني بسيار اهميت دارد. مهارتهاي فناوري اطلاعات که بهصورت فني به مديريتتغيير کمک ميکند و پشتيبان روشهاي تحليل است نيز بايد در سازمان به حدي کافي موجود باشد.

مهارت ديگري به نام «مهارتهاي تحليلي» که خلاصهسازي تحليل و کاوش و تشريح درست را دربرميگيرد، به اندازة ساير مهارتها درخور ملاحظه و مهم است. اين سه مهارت در برخي بنگاهها داراي يک مرکز تلاقي است که دقيقامرکز ارتقاي هوشمنديکسبوکار تلقي ميشود و هرچه وسيعتر باشد، مسلماهوشمندي کسبوکار در سازمان بيشتر خواهد بود و هرچه کوچکتر باشد، هوشمندي در آن کسبوکار کمتر به چشم ميخورد.

البته در برخي از سازمانها که جزيرهاي عمل ميکنند، محدودة هرکدام از اين مهارتها هرچقدر هم که وسيع باشد، هيچ همپوشاني ندارد و مسلمااجراي اين طرحها در اين سازمانها تعريفي ندارد؛ چون شرط اصلي استفاده از فناوري جديد هوش تجاري، کار در محيط رقابتي است و شرکتهايي که جزيرهاي عمل ميکنند، اصولاوارد اين محيط نميشوند.

اهميت استراتژيک هوش تجاري در تصميمهاي سازمان

رشد تصميمگيري سازمان معمولابدينترتيب است که پايينترين سطح انجام فعاليتهاي تجاري هر سازمان، سطح عملياتي است که فرايند به تعداد زياد و معمولابهصورت تکراري در ردههاي پايين سازمان انجام ميشود و معمولابا حجم کمي از دادهها سروکار دارد. تصميمهاي گرفتهشده در اين سطوح غالبادر حوزة مسائل ساختيافته و از طرف مديران رده پايين اتخاذ ميشود. نتايج حاصل از اين تصميمها، تأثيرات کوتاهمدت و خرد در سازمان دارد.

سطح تاکتيکي در سازمان مربوط به عملياتي است که در حوزة مديران مياني انجام ميشود و عبارتاند از: پيگيري عمليات در سطح پايين، نحوة انجام آن، گزارشگيري و درنهايت، جمعبندي دادههاي مفيد براي تصميمگيريهاي ميانمدت سازمان.

تصميمهاي گرفتهشده در اين سطح غالبادر حوزة مسائل نيمهساختيافته و از سوي مديران مياني اتخاذ ميشود و درنهايت، بالاترين سطح استراتژيک مربوط به تصميمگيريهاي کلان سازمان است که مديران رده بالا اتخاذ ميکنند. اين استفادهها در دفعات کم و در دورههاي طولاني انجام ميشود؛ اما ممکن است دربردارندة حجم زيادي از اطلاعات و پردازشها باشد.

تصميمهاي اخذشده در اين سطوح غالبادر حوزة مسائل غيرساختيافته و توسط مديران ارشد انجام ميشود و نتايج آن تأثيرات بلندمدت و کلاني در مسير حرکت سازمان دارد. کاربرد هوش تجاري در سطح استراتژيک را ميتوان به نوعي براي کمک به افزايش کارايي کلي سازمان و بهينهسازي فرايندها در کنار يکديگر درنظرگرفت.

اين سيستمها روي برخي ويژگيهاي مهم مالي و ساير عوامل مؤثر ديگر در افزايش کارايي سازمان متمرکز ميشود. بديهي است که سيستمي در اين سطوح بايد فرايندهاي خارجي سازمان را نيز دربربگيرد. خصوصيات گوناگون برنامههاي کاربردي در مقاطع مختلف سازمان باعث ايجاد تفاوتهايي در ابزارها، روشها و زيرساختهاي موردنياز براي هرکدام از آنها ميشود. استفاده از ابزارهاي تحليلي و هوشمند، بيشتر در سطوح بالا انجام ميشود که نيازمند پردازشهاي بالا با ميزان دسترسي انبوهي از اطلاعات در سطوح استراتژيک و تاکتيکي بيشتر از عملياتي است.

بخش عملياتي هوش تجاري بيشتر وظيفة جمعآوري اطلاعات و ذخيرهسازي آنها را در پايگاه دادههاي خصوصي بهعهدهدارد. با استفاده از روشهاي تسهيل تصميمگيري هوش تجاري در هر دقيقه، دوهزار صفحه مطلب علمي به حجم اطلاعات شبکة اينترنت افزوده ميشود. هر روز بيش از 200 ميليون صفحه در اينترنت فرستاده ميشود و تقريباپنج سال طول ميکشد که بتوان همة مقالهها و مطالب بهروزشده در 42 ساعت را خواند؛ بنابراين، همة اطلاعات از چنين نرخ رشدي برخوردار است.

در بخشهاي تحقيق و توسعه، اغلب يک گروه چندنفري شروع به جمعآوري اطلاعات موردنياز ميکنند و شايد اطلاعاتي مشابه، اما با نامهاي مختلف را بايگاني کنند و معمولاچندين و چند بار در اين گروهها دوباره و چندبارهکاري اتفاق ميافتد.

در عصري که زمان، کليد اصلي در تجارت است، شرکتها به استفاده از ابزارهاي اطلاعاتي روي آوردهاند تا بتوانند اطلاعات مدنظرشان را بهسرعت از منابع استخراج کنند و هوش تجاري در تصميمگيري در سطوح گوناگون سازمان، بهويژه مديران ارشد، با تحليل اطلاعات و روشهاي پرسوجو تسهيلات فراواني را فراهم ميکند که متداولترين اين روشها به قرار زير است:

الگو مخفف

 On-Line Transaction Processing (OLAP)

 On-Line Transaction Processing (OLTP)

 Data Warehousing (DW)

 Data Mining (DM)

Intelligent Decision Support System (IDSS)

Intelligent Agent (IA)

Knowledge Management System (KMS)

Supply Chain Management (SCM)

Customer Relationship Management (CRM)

Enterprise Resource Planning (ERP)

شايان ذکر است که انجام همة اين روشها در سطح سازمان، بدون درنظرداشتن فرهنگ سازمان و رويکرد سيستمي موجود بين کارکنان، اثباتکنندة هوشمندي کسبوکار آن سازمان نيست. به همين دليل براي هوش تجاري از کلمههاي «استقرار» و «پيادهسازي» استفاده ميکنند، نه از کلمة «نصب»؛ چراکه عوامل ديگري غير از بستههاي نرمافزاري در درست کارکردن هوش تجاري مؤثر است و به همين منظور در تعاريف، آن را «رويکرد معماري جديد» ناميدهاند؛ زيرا از ابتداي فرايند تدوين دادهها تا مراحل ذخيرهسازي و فراخواني مجدد و استخراج دانش موردنياز، هوشمندي، رفتار ملموسي است.

عواملي مانند زيرساختهاي سازمان يا فرهنگ سازمان در اجراي هوش تجاري نقش بسيار چشمگير و حساسي را ايفا ميکند. براي موفقيت در استقرار و کارايي هر سيستم BI مانند سيستم سروشان در هر سازمان بايد برخي از بخشهاي ريشههاي فرهنگي تغيير کند؛ چون اين بخشها در ميزان بهرهوري سيستم هوش تجاري نقش بسزايي دارد.

برخي مسائل مانند تلقي سازمان از اطلاعات که بهمنزلة يکي از مهمترين منابع سازماني محسوب ميشود و نوآوري که در سازمان بايد بخشي از کار تجاري سازمان تلقي شود و نوع تفکر سازمان دربارة اطلاعات و نوآوري مسلمادر بستههاي نرمافزاري وجود ندارد؛ بلکه بايد در لابهلاي لايههاي زيرساخت سازمان فرهنگسازي و لحاظ شود.

نتيجهگيري

در اين مقاله سعي کردهايم با ارائة توان فناوري جديد هوش تجاري و معرفي برخي مزاياي آن و تمرکز بر تصميمهاي سازماني- بهويژه تصميمهاي کلان که مديران رده بالا ميگيرند- سختيهاي کسبوکار امروز را تحليل کنيم تا با ارزيابي و تحليلهاي اين فناوري جديد هوشمند، قبل از اينکه مخاطرهها سازمان را تهديد کند و صدمههاي اقتصادي گزاف آن مانع از ايجاد بازار مناسب و باعث کاهش کيفيت عملکرد شود، آنها را پيشبيني و چاره‎جويي کنيم و همچنين، پيش از آنکه چشمان ريزبين و دقيق رقبا فرصتها را شناسايي کند و فرصت رشد و ترقي از سازمان گرفته شود، آنها را بهدستآوريم.

انتخاب روش مناسب براي طراحي و اجراي سيستم اطلاعات بايد از طريق تصميمهاي قطعي و مسلم صورت گيرد. دربارة سيستمهاي هوش تجاري بايد به اين مسائل توجه ويژه کرد:

سيستمهاي هوش تجاري بايد بهسرعت اجرا شود که اين کار در حالت عادي، بسيار سخت است؛ زيرا چنين سيستمهايي در هر شرکتي خاص همان شرکت است. هرچند با توجه به مؤلفههاي مؤثر در کاهش زمان ساخت هوش تجاري، ضروري است در هر پيادهسازي، سيستمي ويژه منطبق با الزامات خاص همان شرکت تعديل و تنظيم شود؛ با انتخاب ماژول هوش تجاري شرکت سروشان و استفاده از مشاوران پيادهسازي هوش تجاري اين شرکت به دليل شناخت دقيق و عميق از اطلاعات مشتريان، بهسرعت اجرا خواهد شد.

راهحل‎هاي هوش تجاري بايد منعطف باشد. بهمحض وقوع تغييرات تجاري، سازمانها بايد سيستمهاي هوش تجاري را منطبق با شرايط جديد تنظيم کنند. اتصال آنلاين اطلاعات ماژول هوش تجاري سروشان با اطلاعات اصلي نرمافزار اين امر را ميسر کرده است که با کمترين تغيير بهراحتي خروجيهاي مدنظر داشبوردهاي مديريتي نيز تغيير کند.

پيشنهادهاي اجراي سيستم هوش تجاري بايد قابل اندازهگيري باشد. انعطافپذيري و معماري باز اين سيستمها امکان توسعة آسان آنها را فراهم ميکند. اين موضوع، بهويژه زماني ضرورت پيدا ميکند که نيازهاي اطلاعاتي جديدي بهوجودميآيد يا مقدار اطلاعاتي که بايد پردازش شود، به شکل چشمگيري افزايش مييابد.

ويژگي بارز ماژول هوش تجاري سروشان، امکان ساخت داشبوردهاي مديريتي در لايههاي نامحدود و امکان تغيير و ويرايش داشبورد به دستهمکاران شرکت مشتري است. همچنين، با توجه به اتصال به اطلاعات واقعي مشتري و استفاده از فناوريهاي جديد با هر حجم از اطلاعات در سريعترين زمان، خروجي پردازش و اخذ ميشود.

سيستمهاي هوش تجاري بايد مبتني بر فناوريهاي جديد باشد. ضروري است توجه شود که راهحلهاي ارائهشدة سيستمهاي هوش تجاري از طرف شرکتهاي نامآشنا در صنعت رايانه ارائه شود. فقط در اين صورت است که ميتوان انتظار اعتبار و روايي فناوريهاي خريداريشده را داشت. داشبوردساز مديريتي شرکت سروشان با استفاده از فناوري روز به صورت تحت وب تحت زبان برنامهنويسي Angular Version 11 از خانوادة JavaScript براي Client Side و براي Server Side تحت Microsoft.NET Core 5 نصب و تحويل ميشود.

سيستمهاي هوش تجاري، فرصت بزرگي را براي مديريت اثربخش شرکت فراهم ميکند؛ هرچند نيازمند کار سخت و زياد کاربران، طراحان سيستمي و تحليلگران و اطلاعات و فرهنگ سازماني قوي است. مهارتهايي مانند شناسايي، مدلبندي (فرايندها و ساختارهاي سازماني) و تسهيم دانش، فقط برخي از آنهاست که در توسعة منظم سيستمهاي هوش تجاري مؤثر است. تيم تخصصي استقرار هوش تجاري سروشان مثل هميشه در کنار مديران سازمانهاي مشتري خواهد بود تا به بهترين شيوه، اين ماژول مهم استقرار يابد و اجرا شود.

مشاوران شرکت نرمافزاري سروشان با توجه به شناخت دقيق از صنايع گوناگون و نيز اطلاعات مشتري، دانش ساخت داشبوردهاي مديريتي را به مشتريان خود آموزش ميدهند و اين ابزار کارآمد را در اختيارشان ميگذارند تا براساس نياز، خروجيهاي مدنظر را طراحي کنند. همچنين، از ديگر ويژگيهاي بارز اين امکان ميتوان به نمونههاي زير اشاره کرد:

طراحي داشبورد به تعداد نامحدود

دستهبندي موضوعي داشبوردها

اعمال دسترسي در سطح داشبورد

طراحي انواع نمودارها (ستوني، خطي، دايرهاي و...)

امکان ساخت انواع فهرستهاي ساده، ترکيبي و تلفيقي

امکان اخذ گزارش و ساخت نمودار از چند زيرسيستم

امکان طراحي نمودارهاي گسترده در چندين لاية وابسته به هم

امکان تعيين عملگر فرعي براي تبديل گزارشهاي تعدادي به گزارش ريالي

امکان تعيين بازههاي هشدار بهمنظور کنترل شاخصهاي مدنظر مديران

امکان تعيين شرطهاي مختلف بر روي داشبورد و همچنين، شرط تکميلي هنگام مشاهدة داشبورد

سميرا فرجي، (1398)، شهيد بهشتي، ساخت و پيادهسازي سيستم هوش تجاري.

Alter, S. (2014). A work system view of DSS in its fourth decade.

Chen, I. J. (2011). Planning for ERP systems.

Drotos, G. (2019). Management fads and information technology.

Hightower, R. (2014).An Investigation of DSS and ERP convergence.