«هوش تجاری» مجموعهای از نظریهها، روشها، فرایندها، معماریها و فناوریهایی است که برای تبدیل داده خام به اطلاعات مفید و معنادار استفاده میشود. هوش تجاری مقادیر بزرگی از اطلاعات را برای شناسایی و توسعه فرصتهای جدید و شناسایی عارضههای هر سازمان بهکارمیگیرد.

بهرهگیری از فرصتهای جدید و اعمال راهبردهای اثربخش، مزیت بازار رقابتی و پایداری بلندمدت را به ارمغان میاورد. هوشمندی تجاری به معنای فرایند افزایش سود سازمان با استفاده از اطلاعات موجود در بازار است. بهاینترتیب، هوشمندی تجاری نظامهای مرتبط با داده اعم از انبار داده، دادهکاوی، تحلیل اماری، پیشبینی و پشتیبانی از تصمیم را به یکدیگر مرتبط میکند.

حجم زیادی از دادهها در پایگاه دادهها انباشته و ذخیره میشود و روند افزایش ان همچنان ادامه دارد؛ بهطوریکه دادههای در دسترس هر پنج سال دوبرابر میشود. تحقیقهای انجامشده نشان میدهد که سازمانها امروزه تنها از بخش کوچکی از دادههایشان برای تحلیل استفاده میکنند. در یک دهه گذشته، تقریباهمه سازمانها سرمایهگذاریهای هنگفتی روی فناوری اطلاعات اعم از نرمافزار انجام دادهاند و با سرعت در حرکت و تغییرند.

اخذ اطلاعات صحیح در زمان درست، اساس و پایه تصمیمگیری موفق و چهبسا بقای سازمان است؛ اما همیشه شکاف عمیقی بین اطلاعات موردنیاز مدیران تجاری و انبوه دادههایی وجود دارد که طی عملیاتهای روزمره شرکتی در بخشهای گوناگون ان جمعاوری میشود.

بیشترین بهرهمندی بهدستامده از هوشمندیکسبوکار، امکان دسترسی بیواسطه به دادهها از طرف تصمیمگیرندگان در همه سطوح سازمان است. در این صورت، این افراد قادر خواهند بود با دادهها تعامل داشته باشند و انها را تحلیل و درنتیجه، کسبوکارشان را مدیریت کنند، کارایی را ارتقا دهند، فرصتها را کشف کنند و کارشان را با بازدهی زیاد انجام دهند.

در سادهترین حالت، هوشمندی تجاری، اطلاعاتی درباره وضع کنونی کسبوکار به مدیران میدهد. با استفاده از هوشمندی کسبوکار، اطلاعات در زمان مناسب و با انعطاف بیشتری در اختیار مدیران قرار میگیرد. تصمیمگیرندگان باید در هر زمان و هر مکان و بدون نیاز به واسطه، به اطلاعات مربوط دسترسی داشته باشند و انها را تحلیل کنند. در این راستا، شرکت سروشان امکان جدید هوش تجاری را که در پلتفرم وب تولید شده، در سبد محصول خود قرار داده است. این ماژول جدید امکانی را در اختیار مدیران سازمانها قرار میدهد تا همه نیازهای خود را با استفاده از امکان داشبوردساز مدیریتی طراحی کنند و به اطلاعات اصلی سازمان متصل شوند و بهصورت انلاین و در لحظه، خروجیهای مدنظر را بگیرند.

بسیاری از سازمانها برای استفاده از دانش هوش تجاری مجبور به جمعاوری اطلاعات و استخدام مشاوران و متخصصان این حوزه هستند که این اجبار با تهیه امکان هوش تجاری شرکت سروشان برطرف شده است و امکان طراحی، دستهبندی، چیدمان و شخصیسازی داشبوردها با امکان اعطای دسترسی بهمنظور مشاهده انها به مدیران مجموعهها وجود دارد.

سیستم هوش تجاری سروشان به دلایل گوناگون، متفاوت از سیستمهای اطلاعات مدیریت مانند EIS، DSS و ES و... است. نخست به این دلیل که دامنه موضوعی وسیعی را دربرمیگیرد و سپس، بهخاطر تحلیلهای چندمتغیری و دادههای تا حدی ساختاربندیشده از منابع گوناگون و ارائه چندبعدی دادهها. درضمن، فرض بر این است که سیستمهای هوش تجاری، تصمیمگیری را در همه سطوح مدیریت، بهبود خواهد بخشید.

در سطح راهبردی، سیستمهای هوش تجاری، امکان تنظیم دقیق اهداف و پیگیری تحقق انها را فراهم میکند. هوش تجاری، ارائه گزارشهای مقایسهای مختلف مانند نتایج حاصل از بررسیهای تاریخی، سودمندی پیشنهادهای خاص، اثربخشی مجاری توزیع اطلاعات همراه با شبیهسازی نتایج مربوط به توسعه و پیشبینی اینده براساس برخی پیشفرضها را ممکن میسازد.

در سطح تاکتیکی، سیستمهای هوش تجاری ممکن است پایهای را برای تصمیمگیری منطبق بر شاخصهای خدمات پس از فروش، مدیریت بازار، مدیریت فروش، مدیریت مالی، مدیریت سرمایه و... بهوجوداورد. این سیستمها اجازه میدهد که شرکت به اقدامات اتیاش خوشبین باشد و عملکرد تکنولوژیکی، مالی یا سازمانیاش را در جهت تحقق اهداف راهبردی شرکت و اثربخشی بیشتر ان، اصلاح کند.

در سطح عملیاتی، از سیستمهای هوش تجاری برای انجام تحلیلهای موردی و پاسخ به پرسشهای مرتبط با عملیات مداوم بخشها، براوردهای مالی بهروزشده، فروش و همکاری با فروشندگان، مشتریان و... استفاده میشود. گام بلند شرکت سروشان در ایجاد ماژول داشبوردساز مدیریتی، بخش اعظم اهداف سازمانی مشتریان را براساس اطلاعات موجود محقق خواهد کرد.

چنانکه از تعاریف متعدد استنباط میشود، هوش تجاری در قالب هر تعریفی، با استفاده از تصمیمگیریهای هوشمند و دقیق به دنبال افزایش سوداوری سازمان است و بهطور اعم میتوان اهداف زیر را برای این رویکرد جدید مطرح کرد:

1. تعیین گرایشهای تجاری سازمان که باعث میشود سازمان بدون اتلاف وقت و هزینه و انرژی در سایر مسیرها، بر اهداف کلان و اساسی خود متمرکز شود.

2. تشخیص زودهنگام خطرها قبل از اینکه سازمان را به مخاطرات جدی بکشاند و شناسایی فرصتهای کسبوکار پیش از اینکه رقبا ان را تصاحب کنند.

3. افزایش سطح رضایتمندی مشتریان که موجب استمرار کسبوکار میشود و ازدستدادن این اعتماد و رضایتمندی، عواقبی را برای بنگاه به همراه دارد.

4. تسهیل در تصمیمگیری که جزو اهداف اساسی هوش تجاری محسوب میشود.

5. تحلیل دقیق بازار.

6. پیشبینی بازار باعث میشود قبل از اینکه رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جدید بهوجودامده در بازار عاید سازمان شود.

7. شناسایی مشتریان دائمی که وفادارند و میتوان با پیگیری رفتارشان، جهتگیریهای کلان و استراتژیک را انجام داد.

8. تقسیمبندی مشتریان و متعاقباایجاد تنوع در روش برخورد با هر گروه از مشتریان.

9. افزایش کارایی سازمان در امور داخلی و شفافسازی رویه فرایندهای کلیدی.

10. استانداردسازی و ایجاد سازگاری بین ساختارهای سازمان.

با توجه به اهداف فوق میتوان گفت که نیاز به وجود هوش تجاری در سازمان برای اولینبار در سطوح بالای مدیریتی احساس میشود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخشهای بعدی منتقل میشود؛ ولی برای ایجاد ان باید از پایینترین سطوح و لایهها شروع کرد.

مهمترین نیاز هر مدیر، داشتن اطلاعات دقیق برای تصمیمگیری درست است که این فرایند به سه بخش کلی زیر تقسیم میشود. با توجه به انواع تصمیمگیری، هرکدام از بخشها اهمیت متفاوتی دارد.

1. دسترسی، جمعاوری و پالایش دادهها و اطلاعات لازم

2. پردازش، تحلیل و نتیجهگیری براساس دانش

3. اعمال نتیجه و نظارت بر پیامدهای اجرای ان

در هرکدام از این بخشها، سازمانهای قدیمی که از هوش تجاری استفاده نمیکنند، مشکلاتی دارند که اغلب از عواملی نشات میگیرد، مانند: حجیمبودن دادهها، پیچیدگی در تحلیلها، ناتوانی در ردگیری نتایج فرایندها و پیامدهای تصمیمهای گرفتهشده.

شرکت سروشان با طراحی داشبوردساز مدیریت، با کمک به حل مسائل فوق، به دلیل ساختاری که در سازمان بهوجودمیاورد، فرصتهای جدیدی را برای رشد سازمان ایجاد میکند و نهتنها عامل حذف مشکلات است؛ بلکه با صرفهجویی در زمان و هزینه، شرایط کاری را دگرگون میکند. اجزا و مهارتهای لازم برای ارتقای هوشمندیکسبوکار برای اینکه هر سیستم با هوش تجاری بهدرستی عمل کند، با شناخت موقعیتها و اینکه چه اطلاعاتی در اختیار چه افرادی قرار گیرد، باید روابط بین افراد و اطلاعات و روند اجرای مراحل را بهدقت بررسی کند. 

 

هوش تجاری در سازمان، همه کاربران و روابط بین انها را درنظرمیگیرد تا زنجیره ارزش بنگاه کاملاتحت پوشش قرار گیرد و فرایندی از قلم نیفتد. برای اجرای هر فرایندبهبود در سازمان باید مهارتهای خاص ان مهیا شود که البته برای فرایندهای کلان، نظیر هوشمندی کسبوکار، دقت نظر خاصی لازم است.

مهارتهای کسبوکار اعم از روال کسبوکار و ارتباط با راهبردهای سازمانی به همراه فرایندهای دگرگونسازی، در تعیین خطمشی سازمانی بسیار اهمیت دارد. مهارتهای فناوری اطلاعات که بهصورت فنی به مدیریتتغییر کمک میکند و پشتیبان روشهای تحلیل است نیز باید در سازمان به حدی کافی موجود باشد.

مهارت دیگری به نام «مهارتهای تحلیلی» که خلاصهسازی تحلیل و کاوش و تشریح درست را دربرمیگیرد، به اندازه سایر مهارتها درخور ملاحظه و مهم است. این سه مهارت در برخی بنگاهها دارای یک مرکز تلاقی است که دقیقامرکز ارتقای هوشمندیکسبوکار تلقی میشود و هرچه وسیعتر باشد، مسلماهوشمندی کسبوکار در سازمان بیشتر خواهد بود و هرچه کوچکتر باشد، هوشمندی در ان کسبوکار کمتر به چشم میخورد.

البته در برخی از سازمانها که جزیرهای عمل میکنند، محدوده هرکدام از این مهارتها هرچقدر هم که وسیع باشد، هیچ همپوشانی ندارد و مسلمااجرای این طرحها در این سازمانها تعریفی ندارد؛ چون شرط اصلی استفاده از فناوری جدید هوش تجاری، کار در محیط رقابتی است و شرکتهایی که جزیرهای عمل میکنند، اصولاوارد این محیط نمیشوند.

اهمیت استراتژیک هوش تجاری در تصمیمهای سازمان

رشد تصمیمگیری سازمان معمولابدینترتیب است که پایینترین سطح انجام فعالیتهای تجاری هر سازمان، سطح عملیاتی است که فرایند به تعداد زیاد و معمولابهصورت تکراری در ردههای پایین سازمان انجام میشود و معمولابا حجم کمی از دادهها سروکار دارد. تصمیمهای گرفتهشده در این سطوح غالبادر حوزه مسائل ساختیافته و از طرف مدیران رده پایین اتخاذ میشود. نتایج حاصل از این تصمیمها، تاثیرات کوتاهمدت و خرد در سازمان دارد.

سطح تاکتیکی در سازمان مربوط به عملیاتی است که در حوزه مدیران میانی انجام میشود و عبارتاند از: پیگیری عملیات در سطح پایین، نحوه انجام ان، گزارشگیری و درنهایت، جمعبندی دادههای مفید برای تصمیمگیریهای میانمدت سازمان.

تصمیمهای گرفتهشده در این سطح غالبادر حوزه مسائل نیمهساختیافته و از سوی مدیران میانی اتخاذ میشود و درنهایت، بالاترین سطح استراتژیک مربوط به تصمیمگیریهای کلان سازمان است که مدیران رده بالا اتخاذ میکنند. این استفادهها در دفعات کم و در دورههای طولانی انجام میشود؛ اما ممکن است دربردارنده حجم زیادی از اطلاعات و پردازشها باشد.

تصمیمهای اخذشده در این سطوح غالبادر حوزه مسائل غیرساختیافته و توسط مدیران ارشد انجام میشود و نتایج ان تاثیرات بلندمدت و کلانی در مسیر حرکت سازمان دارد. کاربرد هوش تجاری در سطح استراتژیک را میتوان به نوعی برای کمک به افزایش کارایی کلی سازمان و بهینهسازی فرایندها در کنار یکدیگر درنظرگرفت.

این سیستمها روی برخی ویژگیهای مهم مالی و سایر عوامل مؤثر دیگر در افزایش کارایی سازمان متمرکز میشود. بدیهی است که سیستمی در این سطوح باید فرایندهای خارجی سازمان را نیز دربربگیرد. خصوصیات گوناگون برنامههای کاربردی در مقاطع مختلف سازمان باعث ایجاد تفاوتهایی در ابزارها، روشها و زیرساختهای موردنیاز برای هرکدام از انها میشود. استفاده از ابزارهای تحلیلی و هوشمند، بیشتر در سطوح بالا انجام میشود که نیازمند پردازشهای بالا با میزان دسترسی انبوهی از اطلاعات در سطوح استراتژیک و تاکتیکی بیشتر از عملیاتی است.

بخش عملیاتی هوش تجاری بیشتر وظیفه جمعاوری اطلاعات و ذخیرهسازی انها را در پایگاه دادههای خصوصی بهعهدهدارد. با استفاده از روشهای تسهیل تصمیمگیری هوش تجاری در هر دقیقه، دوهزار صفحه مطلب علمی به حجم اطلاعات شبکه اینترنت افزوده میشود. هر روز بیش از 200 میلیون صفحه در اینترنت فرستاده میشود و تقریباپنج سال طول میکشد که بتوان همه مقالهها و مطالب بهروزشده در 42 ساعت را خواند؛ بنابراین، همه اطلاعات از چنین نرخ رشدی برخوردار است.

در بخشهای تحقیق و توسعه، اغلب یک گروه چندنفری شروع به جمعاوری اطلاعات موردنیاز میکنند و شاید اطلاعاتی مشابه، اما با نامهای مختلف را بایگانی کنند و معمولاچندین و چند بار در این گروهها دوباره و چندبارهکاری اتفاق میافتد.

در عصری که زمان، کلید اصلی در تجارت است، شرکتها به استفاده از ابزارهای اطلاعاتی روی اوردهاند تا بتوانند اطلاعات مدنظرشان را بهسرعت از منابع استخراج کنند و هوش تجاری در تصمیمگیری در سطوح گوناگون سازمان، بهویژه مدیران ارشد، با تحلیل اطلاعات و روشهای پرسوجو تسهیلات فراوانی را فراهم میکند که متداولترین این روشها به قرار زیر است:

الگو مخفف

 On-Line Transaction Processing (OLAP)

 On-Line Transaction Processing (OLTP)

 Data Warehousing (DW)

 Data Mining (DM)

Intelligent Decision Support System (IDSS)

Intelligent Agent (IA)

Knowledge Management System (KMS)

Supply Chain Management (SCM)

Customer Relationship Management (CRM)

Enterprise Resource Planning (ERP)

شایان ذکر است که انجام همه این روشها در سطح سازمان، بدون درنظرداشتن فرهنگ سازمان و رویکرد سیستمی موجود بین کارکنان، اثباتکننده هوشمندی کسبوکار ان سازمان نیست. به همین دلیل برای هوش تجاری از کلمههای «استقرار» و «پیادهسازی» استفاده میکنند، نه از کلمه «نصب»؛ چراکه عوامل دیگری غیر از بستههای نرمافزاری در درست کارکردن هوش تجاری مؤثر است و به همین منظور در تعاریف، ان را «رویکرد معماری جدید» نامیدهاند؛ زیرا از ابتدای فرایند تدوین دادهها تا مراحل ذخیرهسازی و فراخوانی مجدد و استخراج دانش موردنیاز، هوشمندی، رفتار ملموسی است.

عواملی مانند زیرساختهای سازمان یا فرهنگ سازمان در اجرای هوش تجاری نقش بسیار چشمگیر و حساسی را ایفا میکند. برای موفقیت در استقرار و کارایی هر سیستم BI مانند سیستم سروشان در هر سازمان باید برخی از بخشهای ریشههای فرهنگی تغییر کند؛ چون این بخشها در میزان بهرهوری سیستم هوش تجاری نقش بسزایی دارد.

برخی مسائل مانند تلقی سازمان از اطلاعات که بهمنزله یکی از مهمترین منابع سازمانی محسوب میشود و نواوری که در سازمان باید بخشی از کار تجاری سازمان تلقی شود و نوع تفکر سازمان درباره اطلاعات و نواوری مسلمادر بستههای نرمافزاری وجود ندارد؛ بلکه باید در لابهلای لایههای زیرساخت سازمان فرهنگسازی و لحاظ شود.

نتیجهگیری

در این مقاله سعی کردهایم با ارائه توان فناوری جدید هوش تجاری و معرفی برخی مزایای ان و تمرکز بر تصمیمهای سازمانی- بهویژه تصمیمهای کلان که مدیران رده بالا میگیرند- سختیهای کسبوکار امروز را تحلیل کنیم تا با ارزیابی و تحلیلهای این فناوری جدید هوشمند، قبل از اینکه مخاطرهها سازمان را تهدید کند و صدمههای اقتصادی گزاف ان مانع از ایجاد بازار مناسب و باعث کاهش کیفیت عملکرد شود، انها را پیشبینی و چاره‎جویی کنیم و همچنین، پیش از انکه چشمان ریزبین و دقیق رقبا فرصتها را شناسایی کند و فرصت رشد و ترقی از سازمان گرفته شود، انها را بهدستاوریم.

انتخاب روش مناسب برای طراحی و اجرای سیستم اطلاعات باید از طریق تصمیمهای قطعی و مسلم صورت گیرد. درباره سیستمهای هوش تجاری باید به این مسائل توجه ویژه کرد:

سیستمهای هوش تجاری باید بهسرعت اجرا شود که این کار در حالت عادی، بسیار سخت است؛ زیرا چنین سیستمهایی در هر شرکتی خاص همان شرکت است. هرچند با توجه به مؤلفههای مؤثر در کاهش زمان ساخت هوش تجاری، ضروری است در هر پیادهسازی، سیستمی ویژه منطبق با الزامات خاص همان شرکت تعدیل و تنظیم شود؛ با انتخاب ماژول هوش تجاری شرکت سروشان و استفاده از مشاوران پیادهسازی هوش تجاری این شرکت به دلیل شناخت دقیق و عمیق از اطلاعات مشتریان، بهسرعت اجرا خواهد شد.

راهحل‎های هوش تجاری باید منعطف باشد. بهمحض وقوع تغییرات تجاری، سازمانها باید سیستمهای هوش تجاری را منطبق با شرایط جدید تنظیم کنند. اتصال انلاین اطلاعات ماژول هوش تجاری سروشان با اطلاعات اصلی نرمافزار این امر را میسر کرده است که با کمترین تغییر بهراحتی خروجیهای مدنظر داشبوردهای مدیریتی نیز تغییر کند.

پیشنهادهای اجرای سیستم هوش تجاری باید قابل اندازهگیری باشد. انعطافپذیری و معماری باز این سیستمها امکان توسعه اسان انها را فراهم میکند. این موضوع، بهویژه زمانی ضرورت پیدا میکند که نیازهای اطلاعاتی جدیدی بهوجودمیاید یا مقدار اطلاعاتی که باید پردازش شود، به شکل چشمگیری افزایش مییابد.

ویژگی بارز ماژول هوش تجاری سروشان، امکان ساخت داشبوردهای مدیریتی در لایههای نامحدود و امکان تغییر و ویرایش داشبورد به دستهمکاران شرکت مشتری است. همچنین، با توجه به اتصال به اطلاعات واقعی مشتری و استفاده از فناوریهای جدید با هر حجم از اطلاعات در سریعترین زمان، خروجی پردازش و اخذ میشود.

سیستمهای هوش تجاری باید مبتنی بر فناوریهای جدید باشد. ضروری است توجه شود که راهحلهای ارائهشده سیستمهای هوش تجاری از طرف شرکتهای ناماشنا در صنعت رایانه ارائه شود. فقط در این صورت است که میتوان انتظار اعتبار و روایی فناوریهای خریداریشده را داشت. داشبوردساز مدیریتی شرکت سروشان با استفاده از فناوری روز به صورت تحت وب تحت زبان برنامهنویسی Angular Version 11 از خانواده JavaScript برای Client Side و برای Server Side تحت Microsoft.NET Core 5 نصب و تحویل میشود.

سیستمهای هوش تجاری، فرصت بزرگی را برای مدیریت اثربخش شرکت فراهم میکند؛ هرچند نیازمند کار سخت و زیاد کاربران، طراحان سیستمی و تحلیلگران و اطلاعات و فرهنگ سازمانی قوی است. مهارتهایی مانند شناسایی، مدلبندی (فرایندها و ساختارهای سازمانی) و تسهیم دانش، فقط برخی از انهاست که در توسعه منظم سیستمهای هوش تجاری مؤثر است. تیم تخصصی استقرار هوش تجاری سروشان مثل همیشه در کنار مدیران سازمانهای مشتری خواهد بود تا به بهترین شیوه، این ماژول مهم استقرار یابد و اجرا شود.

مشاوران شرکت نرمافزاری سروشان با توجه به شناخت دقیق از صنایع گوناگون و نیز اطلاعات مشتری، دانش ساخت داشبوردهای مدیریتی را به مشتریان خود اموزش میدهند و این ابزار کارامد را در اختیارشان میگذارند تا براساس نیاز، خروجیهای مدنظر را طراحی کنند. همچنین، از دیگر ویژگیهای بارز این امکان میتوان به نمونههای زیر اشاره کرد:

طراحی داشبورد به تعداد نامحدود

دستهبندی موضوعی داشبوردها

اعمال دسترسی در سطح داشبورد

طراحی انواع نمودارها (ستونی، خطی، دایرهای و...)

امکان ساخت انواع فهرستهای ساده، ترکیبی و تلفیقی

امکان اخذ گزارش و ساخت نمودار از چند زیرسیستم

امکان طراحی نمودارهای گسترده در چندین لایه وابسته به هم

امکان تعیین عملگر فرعی برای تبدیل گزارشهای تعدادی به گزارش ریالی

امکان تعیین بازههای هشدار بهمنظور کنترل شاخصهای مدنظر مدیران

امکان تعیین شرطهای مختلف بر روی داشبورد و همچنین، شرط تکمیلی هنگام مشاهده داشبورد

سمیرا فرجی، (1398)، شهید بهشتی، ساخت و پیادهسازی سیستم هوش تجاری.

Alter, S. (2014). A work system view of DSS in its fourth decade.

Chen, I. J. (2011). Planning for ERP systems.

Drotos, G. (2019). Management fads and information technology.

Hightower, R. (2014).An Investigation of DSS and ERP convergence.