منظور از استقرارسیستم با توجه به امکانات نرم افزارهای فرآیند محور، پیاده سازی و استفاده از نرم افزار مطابق با فرآیندهای موجود سیستم است. استقرار کوتاهترین مسیر و سریعترین مسیر برای استفاده مجموعه ها از آنچه بعنوان نرم افزار و ابزار خریداری کردند، میباشد. اگر منظور مجموعه ها از خرید نرم افزار پیاده سازی روال موجود خود باشد میتوانند با استفاده از کارشناسان استقرار، سیستم مورد نظر خود را پیاده سازی کنند و پوشش فرآیندی حداکثری نسبت به فرایندهای حال حاضر ایجاد کنند.میزان موفقیت این گونه پروژه ها اصولا مضربی از توانایی کارشناسان استقرار نرم افزار و مدیران میانی مجموعه ها می باشد. البته اختصاص بهترین کارشناسان به پروژه، تضمینی برای موفقیت پروژه های استقراری نمی باشد چرا که فراهم نبودن بسترهای اجرای پروژه از قبیل نبود فرآیندهای کاری شفاف و مدون و همکاری نکردن لایه کاربران میتواند تاثیر بیشتری در عدم موفقیت یک پروژه استقراری داشته باشد. همیشه در زمان استقرار پیشنهاد میشود که فرآیندهای کاری جهت بررسی بیشتر و بهینه سازی احتمالی وجود خارجی داشته باشد تا پیاده سازی کامل همه فرآیندهای موجود در نرم افزار را بتوان بعنوان نقطه انتهایی پروژه های اینچنینی تصور کرد.البته همکاری اپراتورها و کابران بعنوان وارد کنندگان اطلاعات نیز از عوامل مهم دیگری است که فقط با حمایت سیستم نرم افزار از سمت مدیران میانی و مدیران ارشد حاصل میشود.

مطمئنا پاسخ به این سوال به سطح انتظارات  کارفرمایان پروژه مرتبط میباشد. اگر صرفا پیاده سازی روال های موجود انتهای آمال یک مجموعه باشد پاسخ این سوال مثبت است ولی برای کارفرمایانی که نظر متفاوت دارند این نقطه میتواند شروع پروژه جدیدی باشد با اهداف عالی تر .

یکی از اقداماتی که پس از پایان دوره استقرار میتواند برای مجموعه ها مفید باشد کنترل صحت انجام فرآیندها مطابق با استقرار اولیه و نظارت بر کیفیت اجرا است.برای این مهم لازم است که کارشناسان استقرار دهنده به صورت مداوم و با دستورکاری هدفمند این نظارت را انجام دهند. بعنوان مثال اگر استقرار یک پروژه 2 ماه طول بکشد حدود 2 تا 3 ماه نظارت و کنترل صحت اجرای فرآیندها میتواند تضمینی بر استقرار پایدار سیستم باشد.این نظارت و راهبری با کنترل خروجی های مورد نیاز که در ابتدای پروژه متصور شده بودیم قابل اندازه گیری و اصلاح می باشد.

پس از اینکه روال ها و فرآیندها در سیستم نهادینه شد و مطمئن شدیم که خروجی های مورد نظر جهت تصمیم گیری های مدیریتی حاصل شده است میتوان مراحل بعدی و اهداف دیگری را ترسیم کرد. این اهداف میتواند شامل دسته بندی های زیر باشد:

1- تلاش برای کمتر کردن هزینه های تولید خروجی های تصمیم ساز 

2- تلاش برای فراگیر کردن نرم افزار در فرآیندهایی که از ابتدا در سیستم وارد نشده اند

3- تلاش برای یکپارچه سازی همه واحدهای مجموعه به جهت حذف هزینه های کنترل داخلی و پراکندگی اطلاعات 

4- ترسیم دورنمای بیشتر و دقیق تر با استفاده از امکانات یکپارچکی و امکان سنجی گزارش های بیشتر و کامل تر 

5- بازبینی و اصلاح فرآیندهای پرهزینه یا ناموفق از طریق بررسی گزارش های سیستم

با توجه به مسائل فوق به نظر فرآیند استفاده از نرم افزار و استقرار سیستم در صورت بلوغ سازمانی  مجموعه استقرار دهنده و کارفرما  یک پروسه بدون انتهاست که هرچه در راستای اهداف این پروژه جلوتر برویم منافع بیشتری از سازمان تامین میشود. مجموعه هایی موفق هستند که بتوانند با هدف هزینه های کمتر اطلاعات با کیفیت تری تولید کنند و از همه اطلاعات تولید شده جهت تصمیم گیری استفاده کنند.لازم به ذکر است که پیشنهاد اصلی این است که ضمن آماده سازی و تشخیص فرآیندهای موجود، ابتدا اهداف کوتاه مدت به استفاده هرچه سریعتر از سیستم گذاشته شود و در اهداف میان مدت بازبینی و نهادینه کردن روال در نظر گرفته شود و صد البته بهینه سازی و کم کردن هزینه و کوتاه کردن فرآیندها نیز در اهداف بلند مدت مجموعه گنجانده شود. شرکتهای تولید کننده نرم افزار که دارای بلوغ سازمانی  و مدیریتی هستند همیشه از این موارد و اهداف حمایت میکنند و همه سعی خود را در جهت کمک به شرکتها و مجموعه ها به کار خواهند گرفت تا در موفقیت سهم مشترکی داشته باشند.

اصولا بهتر است با یک سوال این بحث را آغاز کنیم؛ چرا اقدام به خرید سیستم نرم افزاری نموده اید ؟

مطمئنا پاسخ شما به این سوال صرفا ورود اطلاعات در یک محل و نگهداری آنها نخواهد بود. همیشه و در ابتدای خرید شکل و شیوه استفاده از نرم افزار را بایستی در راستای تولید گزارشات در نظر گرفت. در یک چرخه، استفاده کنندگان نرم افزار اطلاعات صحیح و کامل را وارد نمایند  و در انتها چرخه نیز گزارشاتی با در نظر گرفتن اطلاعات وارد شده تولید گردد. ولی باز هم این مورد به تنهایی تضمین موفقیت نیست. استفاده از گزارشات، دارای مفهوم بودن و تحلیل پذیربودن این گزارشات و تاثیرگذاری آن در مراحل بعدی پیشرفت سیستم تضمین موفقیت خواهد بود.اگر اطلاعات صحیح و کامل در نرم افزار وارد شوند و خروجی های منطقی از آن گرفته شود و برپایه همین گزارشات و خروجی ها تصمیم های  خرد و کلان گرفته شود بدلیل نیاز به اطلاعات به جهت استفاده در انتهای چرخه، ورود اطلاعات از ابتدا به صحت و کامل انجام میشود و تضمین کننده موفقیت خواهد بود .