با توجه به پیشرفت روز افزون در بخش تولید نرم افزار و به وجود آمدن فضای رقابتی تنگاتنگ و نیز وابستگی هرچه بیشتر صنایع و کسب و کار با هر ابعاد و اندازه به این حوزه، نحوه استقرار نرم افزارها بیش از پیش نقش پررنگی را ایفا نموده و می توان از آن به عنوان یک نقطه استراتژیک و جلوه گاه قدرت یک شرکت تولیدی نرم افزار یاد نمود.
این مقاله سعی دارد که رسالت و خط مشی واحد استقرار نرم افزار را بدون در نظر گرفتن ابعاد فنی بیان نماید.
استقرار نرم افزار به چه معناست؟
تمامی مراحلی که جهت پیاده سازی یک بسته نرم افزاری و همگن سازی فرآیندها برای یک کسب و کار انجام می پذیرد جزء وظایف بخش استقرار نرم افزار می باشد.
وظیفه کارشناس استقرار چیست؟
کارشناس در این حوزه وظیفه دارد تا بسته نرم افزاری را با توجه به امکانات تهیه شده در محل کارفرما به صورت کامل پیاده سازی نماید که این مهم منوط به داشتن تسلط در دو بخش می باشد:
1-شناخت تمامی ابعاد بسته نرم افزاری
2-شناخت و تحلیل دقیق هر کسب و کار و تطبیق فرآیندها با بسته نرم افزاری
مراحل استقرار نرم افزار
مراحلی که باید در عملیات استقرار یک سیستم نرم افزاری در نظر گرفت به شرح ذیل می باشد:
1- شناخت افراد کلیدی و مؤثر در پروژه ارائه شده
دلا نزد کسی بنشین که او از دل خبر دارد
به زیر آن درختی رو که او گلهای تر دارد
اولین و مهم ترین گام در یک استقرار موفق،شناخت افراد کلیدی و مؤثر در یک کسب و کار می باشد که این مهم منجر به شناخت دو گروه افراد خواهد شد:
1-1 افراد مؤثر و وفادار به سیستم نرم افزاری قبلی:
این افراد در سطح معاونت یا کاربر ارشد، با یک سیستم نرم افزاری در حال کار بوده اند وحتی با وجود نواقص درآن، باز هم بنا بردلایلی همچون احساس عدم توانایی نسبت به کار با نرم افزار جدید و یا عادت به محیط بصری سیستم نرم افزار سابق، نسبت به کار کردن با نرم افزاری به مراتب قوی تر بیمناک بوده وحتی ممکن است نسبت به حضور کارشناس استقرار موضع گیری نمایند. حال حضور مؤثر کارشناس در پیچیده ترین مرحله استقرار تعیین کننده بوده و با بنا نهادن ارتباطی دو طرفه که تلفیقی از منطق و احساسات است حاشیه را می زداید و حس اعتماد را بنیان می نهد.
2-1 افرادی که تجربه کار با سیستم نرم افزار یکپارچه را ندارند:
در برخی از کسب و کارها هر بخش بصورت جزیره ای و بعضا در نرم افزارهایی همچون Excel و Access و... فعالیت می کنند و هیچگونه بینشی نسبت به نرم افزار یکپارچه و تعامل با دیگر بخش ها از طریق سیستم را ندارند، وظیفه کارشناس استقرار آماده سازی ذهن این افراد برای کار بصورت متمرکز و یکپارچه می باشد.
2- بررسی و تحلیل تمامی فرآیندها:
اجزای تو جمله گوش می باید و بس
جان تو سخن نیوش می باید و بس
پس از شناخت افراد مؤثر حال نیاز به تحلیل فرآیندهای هر بخش کاری بصورت دقیق می باشد که حتی الامکان در این مرحله تمامی افراد کلیدی طی یک جلسه، روند اجرایی هر بخش و نحوه تعامل بین بخش ها را بصورت دقیق توضیح می دهند و اطلاعات اولیه بخش هایی چون انبار و خدمات و حسابداری و... توسط کارشناس اخذ می گردد.
3- آموزش
می تـوان در ســایه آموخـتن
گنج عشــق جاودان اندوخــتن
1-3 پیش نیاز آموزش:
پیش از شروع آموزش،کارشناس استقرار با توجه به شناخت رویه های جاری در یک کسب و کار و همچنین با بکارگیری تمامی قابلیت های نرم افزار معادله ای را می نویسد که گاه آن کسب و کار منعطف به سیستم نرم افزار می گردد و منجر به اصلاح رویه ها در بخش های مختلف بر اساس نرم افزار می شود و گاه سیستم نرم افزاری منعطف به آن کسب و کار می گردد.
2-3 شروع آموزش:
پس از در نظر گرفتن تمامی جوانب، آموزش کاربران شروع می گردد، در این مرحله با در نظر گرفتن عواملی همچون آمادگی و همکاری بخش های مختلف، می توان آموزش واحدها را بصورت موازی پیش برد.
در هنگام آموزش ممکن است کارشناس استقرار با دو نوع متفاوت کاربر در تعامل باشد:
3-3 کاربرانی با دانش سیستمی اندک:
در این مورد بدلیل عدم کار کاربر با یک سیستم یکپارچه، وظیفه کارشناس استقرار است که با صبوری مضاعف به کاربر آموزش دهد و در صورت عدم تخصیص زمان کافی برای آموزش نتیجه آن منجر به عدم شناخت کاربر از سیستم و عدم برقراری ارتباط و در نهایت نارضایتی از نرم افزار می گردد.
4-3 کاربران وفادار به سیستم نرم افزار سابق:
در هنگام آموزش نیز ممکن است افرادی در سطح کاربری سیستم اما وفادار به سیستم قبلی واکنش منفی نسبت به یادگیری نرم افزار جدید نشان دهند که این وظیفه کارشناس استقرار می باشد که با صبوری و توجه لازم به ایشان طی آموزش، امکان تسهیل نمودن استفاده از نرم افزار را فراهم کرده و با صرف انرژی و همراهی پایاپای، سیستم نرم افزاری را برای این دسته از کاربران، کاملا قابل اطمینان و درگام آخر ایشان را خوش بین به سیستم نرم افزاری جدید نماید.
4- نظارت در هنگام استقرار
او به هر سویی روان همراه توست
آسمانی، همدم دلخواه توست
پس از گذراندن مراحل قبلی،باید این مرحله را تشبیه به اولین گام های یک کودک نوپا دانست که وظیفه کارشناس استقرار در این گذر این است که ضمن بررسی صحت ورود اطلاعات اولیه نرم افزار توسط کاربران با توجه به آموزش های داده شده، مراحل انجام کار در هر بخش نرم افزار را مورد ارزیابی و نظارت دقیق قرار دهد و پاسخگوی سوالات احتمالی کاربران باشد.
5- گزارشات سیستمی
ریز بینانند در عالم بسی
واقفند از کار و بار هرکسی
پس از ثبت اطلاعات در بخش های مختلف در یک دوره زمانی حال زمان آن رسیده که آخرین مرحله آموزش یعنی نحوه گزارش گیری از بخش های مهمی همچون انبار و حسابداری و خدمات و... به مدیران ارشد و یا کاربران معرفی شده با جزئیات کامل ارائه گردد و همچنین طراحی گزارشات چاپی علاوه برگزارشات موجود در سیستم در این مرحله توسط کارشناس استقرار انجام می پذیرد.
6- نظارت پس از استقرار
هرچه خواهی گویدت او مو به مو
او بود استاد پنهانی تو
پس ازاتمام تمامی مراحل آموزشی در یک کسب و کار، چرخه استقرار نرم افزار کامل شده است ولی با توجه به تعهد شرکت سروشان و ارائه خدمات متمایز، در دوره های زمانی مشخص نظارت بر نحوه استفاده از نرم افزار توسط کارشناس استقرار ازطریق ریموت و یا حتی حضوری انجام می گردد.
در پایان
در این مقاله سعی شد نگرش به روند پیاده سازی یک نرم افزار با در نظر گرفتن دیدگاه و تجربیات یک کارشناس استقرار بیان گردد.
از گام های عملیاتی در حوزه استقرار می توان به اهمیت آشنایی با افراد مؤثر، تحلیل و آنالیز فرآیندهای جاری در یک کسب و کار و سپس آموزش و نظارت در برهه های زمانی متفاوت اشاره نمود.
