منظور از استقرارسيستم با توجه به امکانات نرم افزارهاي فرآيند محور، پياده سازي و استفاده از نرم افزار مطابق با فرآيندهاي موجود سيستم است. استقرار کوتاهترين مسير و سريعترين مسير براي استفاده مجموعه ها از آنچه بعنوان نرم افزار و ابزار خريداري کردند، ميباشد. اگر منظور مجموعه ها از خريد نرم افزار پياده سازي روال موجود خود باشد ميتوانند با استفاده از کارشناسان استقرار، سيستم مورد نظر خود را پياده سازي کنند و پوشش فرآيندي حداکثري نسبت به فرايندهاي حال حاضر ايجاد کنند.ميزان موفقيت اين گونه پروژه ها اصولا مضربي از توانايي کارشناسان استقرار نرم افزار و مديران مياني مجموعه ها مي باشد. البته اختصاص بهترين کارشناسان به پروژه، تضميني براي موفقيت پروژه هاي استقراري نمي باشد چرا که فراهم نبودن بسترهاي اجراي پروژه از قبيل نبود فرآيندهاي کاري شفاف و مدون و همکاري نکردن لايه کاربران ميتواند تاثير بيشتري در عدم موفقيت يک پروژه استقراري داشته باشد. هميشه در زمان استقرار پيشنهاد ميشود که فرآيندهاي کاري جهت بررسي بيشتر و بهينه سازي احتمالي وجود خارجي داشته باشد تا پياده سازي کامل همه فرآيندهاي موجود در نرم افزار را بتوان بعنوان نقطه انتهايي پروژه هاي اينچنيني تصور کرد.البته همکاري اپراتورها و کابران بعنوان وارد کنندگان اطلاعات نيز از عوامل مهم ديگري است که فقط با حمايت سيستم نرم افزار از سمت مديران مياني و مديران ارشد حاصل ميشود.

مطمئنا پاسخ به اين سوال به سطح انتظارات  کارفرمايان پروژه مرتبط ميباشد. اگر صرفا پياده سازي روال هاي موجود انتهاي آمال يک مجموعه باشد پاسخ اين سوال مثبت است ولي براي کارفرماياني که نظر متفاوت دارند اين نقطه ميتواند شروع پروژه جديدي باشد با اهداف عالي تر .

يکي از اقداماتي که پس از پايان دوره استقرار ميتواند براي مجموعه ها مفيد باشد کنترل صحت انجام فرآيندها مطابق با استقرار اوليه و نظارت بر کيفيت اجرا است.براي اين مهم لازم است که کارشناسان استقرار دهنده به صورت مداوم و با دستورکاري هدفمند اين نظارت را انجام دهند. بعنوان مثال اگر استقرار يک پروژه 2 ماه طول بکشد حدود 2 تا 3 ماه نظارت و کنترل صحت اجراي فرآيندها ميتواند تضميني بر استقرار پايدار سيستم باشد.اين نظارت و راهبري با کنترل خروجي هاي مورد نياز که در ابتداي پروژه متصور شده بوديم قابل اندازه گيري و اصلاح مي باشد.

پس از اينکه روال ها و فرآيندها در سيستم نهادينه شد و مطمئن شديم که خروجي هاي مورد نظر جهت تصميم گيري هاي مديريتي حاصل شده است ميتوان مراحل بعدي و اهداف ديگري را ترسيم کرد. اين اهداف ميتواند شامل دسته بندي هاي زير باشد:

1- تلاش براي کمتر کردن هزينه هاي توليد خروجي هاي تصميم ساز 

2- تلاش براي فراگير کردن نرم افزار در فرآيندهايي که از ابتدا در سيستم وارد نشده اند

3- تلاش براي يکپارچه سازي همه واحدهاي مجموعه به جهت حذف هزينه هاي کنترل داخلي و پراکندگي اطلاعات 

4- ترسيم دورنماي بيشتر و دقيق تر با استفاده از امکانات يکپارچکي و امکان سنجي گزارش هاي بيشتر و کامل تر 

5- بازبيني و اصلاح فرآيندهاي پرهزينه يا ناموفق از طريق بررسي گزارش هاي سيستم

با توجه به مسائل فوق به نظر فرآيند استفاده از نرم افزار و استقرار سيستم در صورت بلوغ سازماني  مجموعه استقرار دهنده و کارفرما  يک پروسه بدون انتهاست که هرچه در راستاي اهداف اين پروژه جلوتر برويم منافع بيشتري از سازمان تامين ميشود. مجموعه هايي موفق هستند که بتوانند با هدف هزينه هاي کمتر اطلاعات با کيفيت تري توليد کنند و از همه اطلاعات توليد شده جهت تصميم گيري استفاده کنند.لازم به ذکر است که پيشنهاد اصلي اين است که ضمن آماده سازي و تشخيص فرآيندهاي موجود، ابتدا اهداف کوتاه مدت به استفاده هرچه سريعتر از سيستم گذاشته شود و در اهداف ميان مدت بازبيني و نهادينه کردن روال در نظر گرفته شود و صد البته بهينه سازي و کم کردن هزينه و کوتاه کردن فرآيندها نيز در اهداف بلند مدت مجموعه گنجانده شود. شرکتهاي توليد کننده نرم افزار که داراي بلوغ سازماني  و مديريتي هستند هميشه از اين موارد و اهداف حمايت ميکنند و همه سعي خود را در جهت کمک به شرکتها و مجموعه ها به کار خواهند گرفت تا در موفقيت سهم مشترکي داشته باشند.

اصولا بهتر است با يک سوال اين بحث را آغاز کنيم؛ چرا اقدام به خريد سيستم نرم افزاري نموده ايد ؟

مطمئنا پاسخ شما به اين سوال صرفا ورود اطلاعات در يک محل و نگهداري آنها نخواهد بود. هميشه و در ابتداي خريد شکل و شيوه استفاده از نرم افزار را بايستي در راستاي توليد گزارشات در نظر گرفت. در يک چرخه، استفاده کنندگان نرم افزار اطلاعات صحيح و کامل را وارد نمايند  و در انتها چرخه نيز گزارشاتي با در نظر گرفتن اطلاعات وارد شده توليد گردد. ولي باز هم اين مورد به تنهايي تضمين موفقيت نيست. استفاده از گزارشات، داراي مفهوم بودن و تحليل پذيربودن اين گزارشات و تاثيرگذاري آن در مراحل بعدي پيشرفت سيستم تضمين موفقيت خواهد بود.اگر اطلاعات صحيح و کامل در نرم افزار وارد شوند و خروجي هاي منطقي از آن گرفته شود و برپايه همين گزارشات و خروجي ها تصميم هاي  خرد و کلان گرفته شود بدليل نياز به اطلاعات به جهت استفاده در انتهاي چرخه، ورود اطلاعات از ابتدا به صحت و کامل انجام ميشود و تضمين کننده موفقيت خواهد بود .